とりあえず既存の紙書類をDocuWorksでデジタル化する!

DocuWorksは既存の紙文書の電子化、これからの書類の電子化を支援するソフトです。

既存の文書はをデジタル化するには

  • DocuCenter(ドキュセンター)というFujiXeroxさんの販売する複合機から取り込む(とても簡単だが高価)
  • フラットベッド・スキャナーから取り込む(とても安いが手間)
  • ScanSnapで取り込む(かなり早く価格も手ごろ)
  • 印刷機能のあるソフトなら、DocuWorksへ”印刷”する(とても手軽)

といった方法があります。

ひとまずあふれる紙書類をそのままのイメージでデジタル化する、という方向を探ってはいかがでしょう。DocuWorksならまるで机の上をそのままデジタル化したように扱えます。

プリンターのように動くDocuWorks

いままでプリンターに印刷していた各種書類はプリンター選択画面でDocuWorks Printerを指定することで、プリンターに印刷するようにDocuWorks文書に変換できます。

プリンター画面では、いままで使っている画面と特に違いがありません。

下はMicrosoft WordからDocuWorksにプリントしようとしている画面です。

DocuWorks印刷設定ダイアログ

DocuWorks印刷設定ダイアログ

↑プリンタ名が「DocuWorks Printer」になっています

プリンターに印刷する前にDocuWorksに印刷することにより、予想外のプリントやミスも発見できます。

ミスプリントを大幅に減らすことができます。

印刷した後は下図のように、紙のままのイメージで電子ファイル(DocuWorksファイル)へ変換できます。

操作も紙のように、束ねたり、ばらしたり、思い通りに並べたりすることができます。