DocuWorksで実現するペーパーレスの実際　３　スピードを求められない書類から

前回は ペーパーレスは一気に進めると危ない、ということをお話ししました。

今回から最初の手順の説明に入っていこうと思います。

さて、前回では最初に３つの手順に分けて行うことを示しました。

１、スピードが求められない書類から行う

２、あまり編集が必要でない書類から行う

３、どんなファイル名、ツリー構造が効率が良いか考える

ですね。

今回は「スピードが求められない書類から行う」を説明します。

スピードが求められないと業務のスピードアップができないじゃないか！といい人もいると思いますが、落ち着いてください。

スピードを出したいから、といきなり何の練習もせずに自動車に乗りますか？

まずは基本操作に慣れないと何ができるのか、何ができないのかも分からず、結局何もできません。

これはどのソフトにもいえることです。

まずは単純でゆっくり学習できる対象を見つけましょう。

DocuWorksは慣れればかなりのスピードで書類を処理できるようになりますが、独特のクセも持っています。

まずは「 DocuWorksに慣れる 」ことのみを考えましょう。

そのためにはスピードのいらない書類を取り込み、作成、編集してみることです。

適当な書類やパンフレットはありますか？

まだペーパーレスになっていないなら、社内の至る所に紙が散乱していますよね？

なんでもかまいません。

DocuWorksに入れましょう。

DocuCentreから取り込んでみる、スキャナから読み込んでみる、または財務ソフトからプリンターを「DocuWorks Desk」にすればプリントするようにDocuWorksへ出力することができます。

これを開いたり、閉じたり、移動したりしてみましょう。

ファイルがどのように作成されるかを感じましょう。

次に２枚以上のファイルを作ってみましょう。

それをばらす、束ねるの操作で１つのファイルにまとまったり、バラバラにできることを確認しましょう。

このような基本的な操作からまず始めます。

DocuWorksは基本的に「プリントされた書類を扱う」と考えても良いと思います。
（もちろん原板としてのExcelやWordファイルを保存できてしまうのも強みですが）

その仮想的な用紙を、これまた仮想的な書棚でまとめると考えます。

また、その考え方に全員で慣れます。

これが第一歩です。

まずは「DocuWorksとはどの部分を受け持つのか」を明確に感じましょう。

次回は「あまり編集が必要でない書類から行う」を説明します。

DocuWorksはアノテーションや編集機能もウリの一つです。
なぜ編集が必要でない書類から行うのでしょうか？