書類の電子化とは

「電子化」とはどういうことでしょうか。

DocuWorksでの「電子化」とは、基本的に「DocuWorksファイルに変換する」ことを指します。

 

DocuWorksファイルはあらゆる書類をオールマイティーに扱うことができます。

たとえば・・・

• 紙の書類
• 本のページ、新聞、手紙など
• 他のソフト（Microsoft Excel、Word）などのファイル
• パソコン内の画像（写真や図面など）

などです。

何でもかんでも書類はパソコンファイルにしてしまおうということです。

また、DocuWorksには書類を電子化するにあたりさまざま手段が用意されています。

• DocuCentre（ドキュセンター）でスキャンして取り込む
• アプリケーションからDocuWorksへプリントするように取り込む
• 画像ファイルをDocuWorksファイルへ変換する
• DocuCentreでFAXを受け取り、DocuWorksファイルへ変換する

などです。

あらゆる形式の書類をDocuWorksでわかりやすく、区別なく管理できるため、特にパソコンに慣れていない人に使いやすいと思われます。

電子化のメリットとは？

書類を電子化するといろいろなメリットがあります。

• 書類置き場がいらない
• 紙がどこかへいってしまうことがない
• バックアップを強化すれば、火災や震災などに強くできる
• 検索できる
• メールで書類を送ることができる
• エコ、省資源である

最も大きなメリットはサーバーなど一箇所に集めることで、セキュリティに強く、また経営者が全員の書類を把握できることでしょう。

請求書などをまとめることができれば、その中から自動化したり、分析したりすることも可能になります。