年末大そうじ！電子帳簿保存法も見据え、社内のファイルをNASにまとめる

いよいよ12月ですね！

まだ気が早いですが、月末には大そうじを予定している会社も多いのではないでしょうか。

そこで！

年末の大そうじにデジタルファイルの整頓も加えてみてはどうでしょう！？

社内の個人PCや、複数のサーバーに散らばったファイルをNASにまとめ、しっかりしたセキュリティと権限設定をしていけば、新年から安心して作業が開始できます。

 

おりしも、2022年からは「電子帳簿保存法」が始まります。

電子での納品書、請求書が一気に広まり、データの保全が非常に重要になってきます。

電子帳簿保存法に対してNASを使うとどのように便利になるか、解説します。

なぜNASを使うのか？

社内のファイル管理をまとめようとなったとき、専任の技術者がいればWindows Serverなどでファイルサーバを立ち上げれば問題ありませんが、人材がいない場合は自分たちでなんとかしなければなりません。

そこで、ファイルの保存に関してあらゆる機能を備えるQNAPのNASが非常に便利です。

安全性

まずは安全性です。

社員のPCが故障した場合、過去のデータをまるごと失う可能性があります。

財務情報が電子データのみになる以上、「パソコンが壊れて無くなっちゃいました」ではすまされません。大口の契約データが消えていたら、最悪の場合、税務署から故意の隠蔽とみなされる可能性すらあります。

NASはデータを複数のディスクに分散して書き込み、たとえディスクが1つ故障したとしても、他のディスクから自動で復元！データを失うことはありません。

 

また故障以外にも、うっかりミスは誰にでもあるもの。知らないうちにファイルを消してしまい困ったことはありませんか？

QNAP NASの「スナップショット」を設定しておけば、「2ヶ月前にあったはず」のデータも、完全に復元できます。（※復元できる期間は設定によります）

設定がわかりやすい

次に設定のわかりやすさ。

Windows Serverを使ったファイルサーバー構築は、各種設定がいろいろな場所に散らばっており、かなりむずかしい部分があります。

その点QNAPのNASなら、目的を絞ったグラフィカルな設定画面が用意され、しかもウェブブラウザだけで設定できます。きめ細かな権限設定もわかりやすい！

初めてでもそれほど苦労せず、必要な機能だけを最小限の手間で設定できます。

クラウド連携で究極の安全性

そしてクラウドとの連携。

NASはディスクの多重化などをして、そうそうデータは消えない仕組みですが、それでも災害に巻き込まれてNASごと破損した場合、データが復旧できるかは運次第です。

QNAPのNASなら、「ハイブリッドバックアップ」（Hybrid Backup Sync – HBS）といって、NAS内のデータを全自動でクラウドと同期させることができます。

 

Amazon AWS S3や、Google Drive、BackBlazeといった世界的なクラウドストレージに常時バックアップを取ることができ、しっかり設定すればNASが完全に壊れてもデータは安全です！

仮に地震で社屋が壊れたとしても、自宅でも、県外でも、それこそ海外でも、バックアップデータを引き出すことができるのです。

大切な顧客データを失うことを防げます。

Windowsでは設定がむずかしいクラウド同期も、QNAPのNASならグラフィカルに設定できてしまいます。

対応クラウドは次々に増えており、「データを海外に置くのは不安だ」と考える人のため、国内サービスもこれから対応が多くなるはずです。HybridMountにはすでにDirectCloud-Boxがありますので、将来的にHBSにも搭載されるといいですね。

 

企業のデータはNASに任せる方が手間が少なく、安心なのです。

まず手を付けるなら「死蔵」ファイル

まずは社内に散らばったバラバラのファイルをまとめましょう。

最初に手を付けると良いのは「重要だけどまったく更新しないファイル」を集めること。

• 契約書
• 請求書
• 納品書
• 見積書
• マニュアル類

などなど、一度発行すればほとんど更新されないような書類です。

こういったファイルは1カ所に集めさえすれば、探す手段が生まれます。また、そもそも更新されないので毎日探し回ることもありません。NAS集中管理の入門として最適です。

見積書などは、各個人のPCでバラバラに死蔵されているものが非常に多いのではないでしょうか。集めるだけでも貴重な資料となる場合があります。

QNAPのNASには、格納したファイルを横断的に検索できる「Qsirch」という機能もあります。大量のフォルダから、ファイル名だけで探せるので便利。また特集します。

 

これらをNASの共有フォルダにまとめます。

 

例えば「契約書（受領）」「契約書（送信）」というフォルダを作り、その中にとにかく該当する契約書を放り込んでもらいます。

フォルダ分けや分類は重複を生みますので、まずはフラットに入れていくことをおすすめします。（もちろん同名のファイルは上書きしないように注意します）

社内のデータが集まったら、管理者が点検し、重複データなどを取り除きます。

最初はフォルダ名やフォルダの階層を深くせず、とにかく集めきることが大切です。そしてNASに入れたファイルは、PC側のものはゴミ箱に入れていきます。

 

集めたあとは、書類は可能な限りNAS上に保存させ、個人PCには保存させないようにすると完璧です。

TVS-675のような超高速LANを搭載した機種なら、NAS上で編集しても遅さが気になりません。

 

ちなみにフォルダ名を英語で付ける人も多くいますが、僕が管理した経験上、日本語のほうが全員うまく使えます。

契約書フォルダを「Contract」などと作ると、英語が不得意な人はいちいち意味を調べなければならず、めんどうになって使わなくなってしまう場合があります。

もしくは、「意味がわからないからここらでいいか」と、適当なフォルダへ入れる人も続出します。

QNAPのNASは、フォルダ名もファイル名も日本語で一切問題ありません。

筆者は10年で300万ファイルをQNAP NASで管理してしますが、ファイルの文字化けでおかしいとか、日本語が表示されないなど、低次元の問題は一切ありません。

複数人で使う以上、わかりやすいのがベストなのです。

電子帳簿保存法では権限と記録が重要

電子帳簿保存法ではファイルの権限、ファイルの更新履歴が重要になります。

• 誰が閲覧できるか？
• 誰が書き込みできるか？
• いつ書き込まれたか？
• いつ変更されたか？
• いつ削除されたか？

閲覧、書き込みの権限については、QNAPは共有フォルダごとに細かく決定できます。

 

さらに、誰が、いつファイルにアクセスしたかを詳細にログ（QuLogアプリ）として記録しており、いつでもカンタンに見ることができます。

といったように、あらゆるファイルの変化を手に取るように見ることができます。

 

もちろんこのログは、電子帳簿保存法に関して税務署の監査が入った場合、しっかりとしたアクセス履歴として提出可能でしょう。^※

 

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