読めない手書き書類はもうやめろ!「さよなら手書き」であらゆる書類を電子化する!

どうも太田アベル(@LandscapeSketch)です。

書類の電子化、ペーパーレス化が叫ばれてすでに10余年。

日報用紙は毎朝コピー機から印刷するわ、いまだに「記入して早急に総務へ!」なんていう回覧用紙が回ってくるから、一生懸命なぐり書きをして隣へ回せば山積みの書類のブラックホールに飲み込まれて回覧不能になるわ、「社長通信」が毎月全員に紙で配られるわ・・・

いったいこの国は、どれだけ時間と資源をムダにすれば気が済むのか、と。

 

そもそも、紙の定型文書をエクセルやワードで作り直したり、システム化しようとするから、めんどくさすぎて誰もやらないんです。

  1. 定型文書をスキャンすれば
  2. 入力すべきワクが勝手に出来上がり
  3. 新しい用紙として印刷も、すでにある用紙に上書き印刷でもできる!!

そんなソフトがあれば、解決することも多いのでは?

そのものズバリのソフト、ソースネクストの「さよなら手書き」を試してみた!

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記事中の商品/サービス

まずは電子化したい書類をスキャン!

さよなら手書きの手順はいたってカンタン。(ちなみにインストールも指示に従うだけで非常にカンタンです。)

まずは既存の書類をスキャン!

スキャンは、スキャナ専用機でも、レーザー複合機でも、お安いインクジェット複合機でも問題ありません。画像として読み込めればOK。

魔法のように入力枠が出現!

スキャンしたと同時にこの画面!

なんと青い四角はすべて「そのまま入力できるワク」なんです!

 

言っておきますが何もしてません。ここまでやったことはスキャンしただけです。

枠をいちいちなぞって入力枠を作らなくてもいいです。

スキャン画像を画像オブジェクトとして設置して、その上に文字オブジェクトを重ねて・・・なんて気が遠くなるような作業は一切必要ありません。

読み込んだだけでもう入力準備完了!さよならできそうな気がしてきましたか?

文字の大きさや段組みも自在

枠には標準では明朝体のフォントと適度な文字の大きさが設定されています。

青い枠をダブルクリックすればそのまま入力可能。しっかりとワクの中に納まります。カンタンすぎる!

上の画像の「生年月日」の欄を見てください。このように日付や2段になっているワクでも、適当に改行や空白を使えばほとんど入力できてしまいます。

エクセルやワードのように「うわー!改行したら全部ズレた!!」みたいな悪夢は起こりません。(笑)

 

〇印なんかも可能です。

〇印はエクセルのような操作性

 

〇の太さ調節なども可能

 

もちろん、フォントを変えたり、ワクの位置を微調整することも可能。

デジタルならではの便利機能

毎回同じような文字を入力する項目があります。たとえば名前、住所、社名などですね。

このような文字は「かんたん入力」を使えば、定型文を登録しておいて、ドラッグアンドドロップで一瞬で記入することができます。

印鑑も作れる!

印鑑を押せという書類もたくさんあります。電子化で一番ネックになる部分ではないでしょうか。

さよなら手書きはなんと、印鑑を作る機能も内蔵!この機能もまた、文字を入力するだけでカンタンに作ることができます。

 

このように文字を入力するだけでも十分通用しますが、

 

フォントを変えたり、文字の太さを変えたりすれば、オリジナリティのある印鑑を作ることもできます。アレンジもカンタンです。

 

作った印鑑はドラッグアンドドロップするだけ!インク切れもありませんし、かすれたりナナメになることもありません。楽です!

印刷は2通り

印刷は

  • 入力したものをそのまま新しい用紙に印刷する方法
  • 既存の紙(読み込んだ元の紙)に文字だけを印刷(差し込み)する方法

の2種類が可能です。

新規に印刷するほうがカンタンなのは言うまでもありませんが、フォーマットが決まっていて必ず既定の用紙を使わなくてはならない書類(主に役所関連)には、2の方法で行きましょう。

2の方法で印刷すると、このように文字だけで出力します。(クリックで拡大)

文字だけの差し込み印刷

 

ただし、2の方法は位置調整をしっかりしないといけません。

1枚しかない用紙の場合、いきなり印刷するとずれたり、紙がさかさまだったり、失敗することがほとんどです。取り返しがつきません。

まず白紙に印刷し、光に透かして位置用紙の方向を細かく確認し、本番印刷に臨みましょう。

これなら電子化できそう!

これなら、長年使っていてそうそう変えられない書類でも、そのままの形で電子化することができます。

印刷した書類はPDFなどにし、社内サーバやクラウドストレージに入れておけば、共有や再利用の幅が広がりますね。

当サイトで特集しているFuji XeroxのDocuWorksを使えば、書類を見たまま操作できるのでさらに使いやすくなるでオススメです。

WTS的まとめ

紙の束になって、誰も見ない倉庫に次々と積まれていく悪しき書類たち・・・

さよなら手書きを活用し、データの再利用や、ペーパーレスで資源の節約を考えてみてはいかがでしょうか。

価格も手ごろなので、社内全体で導入するのも十分検討できるはずです。紙やトナーのコストと見比べてみる価値はありますよ!

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