前回はペーパーレスは一気に進めると危ない、ということをお話ししました。
今回から最初の手順の説明に入っていこうと思います。
さて、前回では最初に３つの手順に分けて行うことを示しました。
- スピードが求められない書類から行う
- あまり編集が必要でない書類から行う
- どんなファイル名、ツリー構造が効率が良いか考える
ですね。
スピードが求められない書類から行う
スピードが求められないと業務のスピードアップができないじゃないか！と感じる人もいると思いますが、段階があるのです。
スピードを出したいから、といきなり何の練習もせずに自動車に乗りますか？
まずは基本操作に慣れないと何ができるのか、何ができないのかも分からず、結局何もできません。
これはどのソフトにもいえることです。
まずは単純でゆっくり学習できる対象を見つけましょう。
DocuWorksは慣れればかなりのスピードで書類を処理できるようになりますが、独特のクセも持っています。
まずは「 DocuWorksに慣れる 」ことのみを考えましょう。
そのためにはスピードのいらない書類を取り込み、作成、編集してみることです。
スピードの必要ないファイル
周りに書類やパンフレットはありますか？
まだペーパーレスになっていないなら、社内の至る所に紙が散乱していますよね？
なんでもかまいません。DocuWorksに入れてみましょう。
DocuCentreから取り込んでみる、スキャナから読み込んでみる、または財務ソフトからプリンターを「DocuWorks Desk」にすればプリントするようにDocuWorksへ出力することができます。
これを開いたり、閉じたり、移動したりしてみましょう。
ファイルがどのように作成され、見た目がどのようになるのかを体験してください。
次に２枚以上のファイルを作ってみましょう。
それをばらす、束ねるの操作で１つのファイルにまとまったり、バラバラにできることを確認しましょう。
このような基本的な操作からまず始めます。
DocuWorksは基本的に「プリントされた書類を扱う」と考えても良いと思います。
（もちろん原板としてのExcelやWordファイルを保存できてしまうのも強みですが）
その仮想的な用紙を、これまた仮想的な書棚でまとめると考えます。
また、その考え方に全員で慣れます。
これが第一歩です。
まずは「DocuWorksとはどの部分を受け持つのか」を明確に感じましょう。
次回は「あまり編集が必要でない書類から行う」を説明します。
DocuWorksはアノテーションや編集機能もウリの一つです。なぜ編集が必要でない書類から行うのでしょうか？
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