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数字に弱くてもビックリするほどラクに経理ができる!自動経理の”freee”をより使いこなすワザ

どうも太田アベル(@LandscapeSketch)です。

ぼくは当サイト(WorkToolSmith)のようなブログの運営を副業としています。広告収入がちらほら入ってきます。

 

収入が入ってくるのがいいのですが、本業以外の利益があるということは確定申告が必要です。

しかし!自慢じゃないがぼくは数字にかなり弱い!(笑)

羅列された数字を見ていると眠くて眠くて・・・というか本当に寝ます

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注)著者ではありません

 

そこで3年前から使っているのが、オンラインで半自動的に経理をやってくれる超便利サービス「freee(フリー)」。毎月の帳簿管理がなくなり、計算も正確になり、確定申告も爆速になったというスッゲーサービスなのです。

今日はこの3年間にあみだした、freeeで経理をよりラクにする方法を紹介します。

対応銀行を考える

大きな特徴として、freeeは銀行口座やクレジットカードを登録しておくと、自動で明細を取り寄せ、登録してくれる機能があります。

つまり銀行口座からの二度打ちがなくなるわけで、入力忘れ、打ちミスがほぼない状態になります。自動取り寄せ可能な銀行やカードは2千以上あります。イプシロンなどの決済サービスも可能。

freee 登録可能銀行

 

ただ、銀行によっては明細が引き出せなかったり、引き出せたとしても金額だけで、どこから引き落とされたのか、どこから入金されたのかがさっぱりわからないときもあります。

この際なので、全情報を引き出せる銀行にしたほうが、ラクさがぜんぜん違います!

ネット取引を主とする銀行(ジャパンネットバンク楽天銀行新生銀行、住信SBIネット銀行など)にすると、確実に全情報が取得できます。

ぼくは新生銀行、楽天銀行をメインとしています。

一つ一つの振り分けで自動化を常に考える

freee取引の登録が非常にカンタンです。銀行から自動登録された収入や支出の用途を選んで、登録ボタンを押すだけ!

Freee 登録画面

 

取引科目も、最初から一般的なものは最初からほとんど登録されていて、あえて自分で増やすものはほぼないでしょう。

Freee 科目

 

さらに、同じような内容の取引は、以後同じ科目で勝手に仕分け登録してくれる「自動化(自動で経理)」も可能。というかこれがメイン。
freee 自動化

 

たとえば事務所を借りている場合は、毎月同じような振込が発生していると思いますが、こういった定期的な仕分けを自動化ができるのです。

 

たとえば毎月「賃貸ホームA 8万円」の振込がある場合は、

  • 勘定科目を「地代家賃」
  • 取引先を「賃貸ホームA」
  • 品目に「事務所費」
  • 支出として登録

ここまで自動化ができます。
つまり一回設定したら、賃貸ホームAへの仕分けはほぼノータッチになります。

 

もちろん家賃以外にもあらゆる項目について自動化ができますので、電気・水道・ガスなどの光熱費や、ローンの支払い、特定会社からの毎月の振り込みなども登録可能。

数ヶ月かけて自動化に取り組めば、半数以上の項目が勝手に登録されるようになり、経理作業が激減します!

取引があったら逐一自動化を考えていくのがベストです。

(後日また解説しますが、特定の口座に振込があった、特定の文字があった、など細かな条件で登録を変えることもできます。非常に柔軟)

Amazonの買い物も自動化

銀行だけでなくAmazonの購入履歴を自動登録することも可能です。ぼくはAmazonの買い物が非常に多いので、この機能は特に助かりますね。

Amazonの履歴を登録すると商品名が非常に細かく登録されます。私的なものと業務上購入したものの区別がもカンタンに判別できます。

freee Amazonの明細

クリックで拡大

 

ただ商品名がまちまちなので、自動登録はむずかしいです。また、まとめて買った商品は1つの登録になってしまうため、できるだけ家庭用と事業用を分けて買うほうが登録には効率的です。

freee Amazonのまとまった明細

ひとつにまとまってしまった明細

請求書がラク!

ぼく的にさらに助かるのがこれ、請求書の作成
freeeは請求書の作成はもちろん、自動で入金付け合せまでできてしまいます!

通常はエクセルや手書きで請求書を作成し、プリントし、入金があったら探して付け合せという流れになると思いますが、freeeなら発行したら入金を待つだけ。

 

まず請求書を作成。

取引先は過去に登録したものならすべて入っているので、「株式会社 ABC」なら「株」あたりまで入力すればずらっと候補が出てきて、選ぶのもラク。

freee請求書1

 

請求日と期日を入力し、内容を入力。

品名はもちろん自動補完してくれ、過去のものはリストから選べます。金額を入力すれば合計も消費税計算もリアルタイムで表示してくれます!これなら間違えないですね。

登録するとPDFでダウンロードできますので、これを印刷して窓あき封筒で送れば一丁上がり!!

 

さらにさらに、請求書を発行した内容は入金待ち項目に入り、同じ金額が振り込まれたら、付け合わせ候補として自動登録してくれます。

「入金あったかな~」と毎日確認する必要がないということです。もちろん期日間近や入金遅れはしっかりチェックしないといけませんけどね。期日が過ぎているものは赤い印で分かりやすい。

freee 請求書 入金待ち

現金でもらったりした場合は、手動でも決済できます。

 

請求書のフォーマットも何種類もあり、ちょっとこだわれます。ぼくは昔ながらの一番シンプルっぽいものを使っています。
freee 請求書デザイン

チャットで経理内容の相談もできる

freeeは980円からの有料プラン(個人事業主プラン)もあります。データが無制限になったり青色確定申告が作成できたりの付加機能の他に、freeeの営業時間内ならいつでも使えるチャット相談があります。

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実はこれ、すごい機能です。

 

たとえば会社用におやつを買って、「あれ?これって何で登録すればいいのかな?むしろ登録してはダメなのかな?」と判断に困る時があります。freeeのチャットはこんなささいな質問にも答えてくれます。

いままで10回ぐらい(くだらない)質問を送りましたが、すごく親身になって調べてくれてありがたかったです。反応も早くて、すぐに返信が来ます。

もちろんfreeeのスタッフさんはこちらの経理を見ているわけではありませんから、ごく一般的な答えとなります。特殊な用品や込み入った内容などは、最終的に税理士や税務署に聞くべきですね。税務署も意外と親切に教えてくれます。

税理士先生もナットク

ぼくはfreeeを使いながらも問題のある数字がないか、税理士に相談していました。とにかく不安なんで・・・

最初の年は「なんでこんなところに登録するの!?」「これを経費にしちゃダメでしょ!」などいろいろ指摘されましたが(苦笑)、ここ2年は「なかなかよくできましたね」とお墨付きをいただいています。

ぼくとしてはひたすら正確にfreeeに登録することを注意しているだけで、確定申告の月にfreeeからまとめたものを出して見せるだけ(これも簡単)なのですが、税理士から見ても十分しっかりと仕分けできているようです。

これはfreeeでなければできなかったことでしょう。

WTS的まとめ

今日はよく使う機能ばかりを紹介しました。

個人の家計簿としてもかなりの威力を発揮しますし、個人事業主の経理ならさらに助かる&ラクな機能が満載です!

ノートでレシート管理をしていて、毎年3月に瀕死の思いをしているひと(ぼくでした)にも、オススメです。無料から始められますから、まずは銀行の自動明細の威力を試してみてください。

確定申告がマジでラクです!